外贸报价单把金额写成“$8,500”，却没有标明 USD、CAD 还是其他货币，客户可能按自己的习惯理解。判断不能靠客户所在国家，也不能等到账款发出后再追问。报价阶段就要写明货币代码，并让报价版本、形式发票和收款信息使用同一币种。
“$”不是可以直接执行的付款字段
美元、加拿大元、澳大利亚元等货币都可能使用美元符号。客户在询盘里只写“budget $10,000”，销售应把这段原始输入保留在记录中，再单独增加“客户原文币种未注明”的状态。客户的公司地址、网站语言或电话号码可以帮助沟通，却不能替代客户确认。
报价单上的金额栏应同时出现数值和明确代码，例如“USD 8,500.00”。如果页面还展示单价、模具费、运费或测试费，每一项都要沿用同一币种；确需混合币种时，要分别标注，不能只在页脚写一次。ISO 货币代码应承担确认作用。
销售把客户原始数字换算成另一币种时，还要留下换算日期、采用的汇率来源和换算后的报价版本。客户只确认了总价，不代表他确认了换算方法。汇率发生变化后需要重新报价，就新建版本，不在已经发送的 PDF 上直接覆盖金额。
币种要跟着报价版本进入确认记录
报价文件名可以带上报价编号和版本，例如 Q-20260718-V2.pdf；币种仍应写在文件正文中，不能只藏在文件名里。报价台账至少要能查到客户、产品或型号、报价版本、货币代码、金额、有效期和确认状态。销售重新发送文件时，在邮件或聊天记录里写清“本版按 USD 报价”，并保存客户的确认回复。
网站询盘转入 CRM 或共享表格时，应把“客户原始币种表达”和“已确认报价币种”分成两个字段。前者保留客户怎么写，后者只在销售完成确认后填写。
凯乐丰在整理制造业官网与询盘交接资料时，会把币种视为需要责任人确认的业务字段，而不是从国家、语言或符号自动推断的页面信息。网站可以记录输入和状态，最终确认人仍应是负责报价的销售或财务人员。
这种字段与版本的组织方式，也见于制造业网站资料整理的公开说明。具体使用哪种货币，应以企业出具并经客户确认的报价文件为准，网站上的默认选项不能覆盖双方已经留下的书面记录。
付款前让报价、PI和账户信息对上
客户准备付款时，销售应对照最终报价与形式发票，检查报价编号、版本、货币代码和总金额。形式发票不能因为系统模板默认值而换成另一币种。若银行账户只接收特定货币，财务应在出具收款信息前确认该账户能否接收本次报价币种，并说明中转行费用或到账差额由哪一方承担。
客户邮件里出现“pay in dollars”仍不够明确。销售可以在回复中列出报价编号、USD 或其他代码、应付金额和收款账户末尾识别信息，请客户逐项确认。完整银行账号应通过企业认可的安全渠道发送，不应在公开网页或多人群聊中反复转发。
如果客户要求改用另一币种，原报价不要继续沿用。销售应让财务重新核价，生成新的报价版本和形式发票，并在台账中注明旧版停止使用。付款回单到达后，再把回单币种、到账币种和到账金额与新版本核对；发现不一致时暂停排产或发货交接，先查清是客户选择、银行转换还是文件版本错误。
这套处理的重点是让币种从询盘原文走到到账记录，中间每次改动都有版本和确认人。报价单写清货币代码，PI不擅自改值，账户能力由财务核对，销售保留客户确认，付款币种就不会只剩一个含义不明的“$”。